מאחר והשמיכה קצרה – אם מכסים את הראש הרגליים מבצבצות החוצה וההפך, גם לנו יש "רק" 24 שעות וכאן מגיע הקטע ה"טריקי" – תיעדוף…
תעדוף היא מיומנות לא מוערכת לחלוטין שלעיתים רחוקות מלומדת בצורה מסודרת למרות שמדובר באחת היכולות החשובות ביותר של אדם בכל שלב בחיים !
אומרים שמי שלא יתמקד בלהגשים את המטרות שלו – ימצא עצמו מגשים מטרות של אחרים
ואו מיי גוד כמה שזה נכון!!!
אנחנו אנשים עם יכולות מוגבלות (אמרנו, רק 24 שעות ביממה) בעולם של משימות ומטלות בלתי מוגבלות
היכולת להבדיל בין עיקר לתפל, היכולת לעשות מה שחשוב עבורנו ולא מה שחשוב לאחרים סביבנו שפשוט יודעים ללחוץ / להפעיל / לעשות מניפולציות או סחיטה רגשית – היא יכולת מרכזית בחיים.
לפי מילון אוקספורד ההגדרה של תעדוף היא "המעשה של הצבת משימות ובעיות לפי סדר חשיבות, כדי שתוכל להתמודד עם החשובים ביותר תחילה."
קל להגיד אבל.. איך קובעים מה יותר חשוב כשה"דחוף" בינתיים הופך שולחנות ?
אז מה עושים ?
קבלו את המודל שלי לניהול לתיעדוף משימות/ פרויקטים: MMN
להלן חמשת השלבים לתעדוף מאוזן ואחראי בהתאמה אישית:
1. רשמו את כל המשימות שלכם
(גדולות כמו לשפץ את המקלחת, קטנות כמו לקנות מתנה לשכנה שילדה בן, מיידיות כמו ללכת להיבדק כי השן כואבת כבר יומיים ומשימות לטווח ארוך כמו להתחיל לתכנן את החופשה לשנה הבאה)
כשאנחנו מוציאים את המשימות מהראש אל הדף / המסך המתח יורד.
גם אם תיווצר רשימה ענקית המח יוכל לנוח קצת מלהחזיק את כל מגדל הקלפים הזה.
2. מיינו את המשימות לפי דחיפות "לכאורה":
מה דחוף שיקרה היום
מה דחוף שיקרה השבוע
מה דחוף שיקרה החודש
מה צריך לקרות מתישהו בקרוב
3. עכשיו נעבור לרשימה נפרדת (מפתיע אבל תזרמו)
כתבו מה ארבעת הדברים הכי חשובים לכם בחיים בסדר יורד
(למשל להיות הורה טוב, להיות בן זוג תומך, להיות מעולה בעבודה, ללמוד כל הזמן דברים חדשים, להיות בן טוב להוריי, לשמור על מערכות יחסים קרובות עם חברים, לשמור על שגרת טיפוח מוקפדת או לשמור על שגרת אימונים או אכילה בריאה)
4. ועכשיו – הטוויסט בעלילה:
עברו על הרשימה וכתבו ליד כל מטלה או משימה על איזה ערך היא עונה.
למשל – ללכת להגיד מזלטוב לחבר שנולד לו בן – תחת ערך שמירה על חברויות, לקחת את הילדים להצגה – תחת ערך הורות טובה, לבקר את ההורים אחת לשבוע – תחת "להיות בן/בת טובים", להתאמן או לקבוע בדיקות תקופתיות תחת שמירה על הבריאות.
דמיינו שאתם בורחים מבניין בוער ויכולים לקחת איתכם רק את מה שהכי חשוב לכם!
התחילו מלשבץ בלו"ז מה שחשוב לכם לפי ארבעת הערכים שלכם (זמן איכות עם הילדים, אימונים, זמן עם חברים, זמן קריאה או כל דבר אחר שהגדרתם בטופ ארבעה שלכם)
כל מה שלא עונה על ארבעת הערכים החשובים לכם ביותר – עובר לסוף הרשימה!!!!
5. עכשיו, אחרי שווידאנו שאנחנו מנהלים את מה שחשוב לנו – נעבור להתייחס לדחיפות שהוגדרה "מבחוץ" – כי אנחנו לא חיים בבועה.
עברו על כל המשימות ובדקו את ה"דחופות" ביותר,
ענו על שלושת שאלות הקסם –
· "על מי זה משפיע?" לדוגמה, האם דחיית המשימה רק תשפיע עליך? הלקוחות שלך? המחלקה או החברה שלך?
· "מה התגמול או התוצאה של השלמת משימה זו?" חוזה לקוח חדש? יותר הכנסות? פרויקט שמבוצע לפני המועד?
· "מה הסיכון באי השלמת המשימה במועד שהוגדר?" אובדן לקוחות או הכנסה? עיכוב בהגשת פרויקט?
משימות שנענו כמשפיעות על אחרים שחשובים לי, מביאות עמן תגמול או התקדמות כלשהי (גם אם זה הסיפוק שבתרומה או התנדבות) ויש סיכון שעיכוב בהשלמתן יגרום נזק – יחזרו לרשימה כדחופות באמת.
לא תאמינו כמה משימות "סופר דחופות" נושרות בסינון הזה…
1. בסופו של דבר – מיינו את רשימת המשימות שלכם להיום / השבוע לפי שלוש קטגוריות:
– MUST HAVE NOW
משימות שחייבות להתבצע מיידית , אי אפשר בלעדיהן ואין דחוף מהן. הן משפיעות על משהו מארבעת התחומים שהגדרתם כהכי חשובים עבורכם, משפיעות על עוד אנשים סביבכם, התגמול או הרווח מהבצוע שלהן יהיה גדול והסיכון שהן לא יקרו הוא משהו שאתם לא יכולים להרשות לעצמכם!
MUST HAVE SOON
משימות שהגדרתם תחת ארבעת התחומים החשובים ביותר עבורכם אך הן לא דחופות לבצוע מיידי (קביעת בדיקות תקופתיות, הכנת הרכב לחורף, קביעת חופשה זוגית), הן משפיעות על עוד אנשים סביבנו, הרווח מהן גדול ואין אופציה שלא יקרו!
NICE TO HAVE
משימות לא דחופות עבורכם (גם אם מישהו ממש מנדנד לכם), לא כלולות בארבעת התחומים שהגדרתם כהכי חשובים עבורכם (אלא חמישי או שישי) משפיעות על עוד אנשים סביבכם, התגמול או הרווח מהבצוע שלהן יהיה קטן והסיכון שהן לא יקרו הוא משהו שאתם יכולים לחיות איתו (כמו למשל להספיק לשריין כרטיסים להופעה של איךקוראיםלה שמגיעה לארץ ואתם אפילו לא זוכרים איזה שירים יש לה אבל כולם הולכים אז..)
ולסיום,
אם בניהול זמן עסקינן, קבלו עוד כמה טיפים מנצחים:
בנו לו"ז ליישום ריאלי:
· לא דאבל או טריפל בוקינג, אל תקבע פגישה על פגישה "כי בטוח משהו יתבטל בסוף", אתם מצטיירים כלא רציניים שמבטלים בדקה ה-90 או מאחרים …
· אל תשאירו לעצמכם שלוש דקות מטכ"לי בין הפגישות – קחו מספיק זמן להפסקת שירותים, שתייה, אוכל או טלפון למישהו שאתם אוהבים
· קחו מקדם בטחון כשאתם נוסעים לפגישות מחוץ למשרד (תמיד יהיה פקק חריג איפשהו או בעיית חנייה ברגע האחרון)
· הקפידו על חולצה ומכנסיים רזרביים ברכב / בתיק.
איך זה קשור לניהול זמן ? חכו שתטפטף לכם טחינה על המכנסיים האלגנטיים רגע לפני פרזנטציה חשובה ולא תספיקו לעוף הביתה להחליף…
תתחילו ממה שקשה…
אם אתם בוהים ברשימה תוכלו בקלות לזהות את אלה שמרתיעות אתכם.
בדרך כלל משימות "מחר כך" הן משימות שאנחנו לא יודעים איך לעשות או חוששים להיכשל בהם – תתחיל דווקא מהן! לא תאמינו איזו הקלה לפצח אחת כזו…
תפסיקו את המולטי טאסק!
מחקר שנעשה בשנים האחרונות במרפאת קליבלנד הראה שרק כ-2.5% מהאנשים יכולים לבצע ריבוי משימות ביעילות.
עבור כולנו, ג'אגלינג עם מספר תחומי אחריות ומשימות שונות יומיומיות מביא לתוצאות גרועות, מתח, לחץ ושחיקה מוגברת.
